Senin, 31 Mei 2010

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

(Penempatan Dan Orientasi)


I. PENDAHULUAN
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi. Selanjutnya, MSDM berarti mengatur, mengurus SDM berdasarkan visi perusahaan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara optimum. Karenanya, MSDM juga menjadi bagian dari Ilmu Manajemen (Management Science) yang mengacu kepada fungsi manajemen dalam pelaksanaan proses-proses perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan.
Setiap organisasi mempunyai tantangan yang dihadapi. Tantangan tersebut menjadi penghambat perkembangan organisasi tersebut, diantaranya dapat berupa ketersediaan (suply) sumber daya manusia yang rendah, adanya pegawai yang keluar, pensiun, meninggal dunia, peningkatan kepuasan kerja, motivasi kerja, semangat kerja, pesaing bisnis yang semakin ketat, dan perubahan-perubahan teknologi. Suply sumber daya manusia yang rendah, baik internal maupun eksternal dapat menghendaki dilakukannya kembali pengaturan kembali tenaga kerja melalui penempatan pegawai untuk memanfaatkan sumber daya manusia yang ada secara optimal. Adanya pegawai yang meninggal dunia , keluar dan pensuin, menyebabkan perlu dilakukannya perekrutan dan seleksi pegawai baru yang selanjutnya ditempatkan pada jabatan yang tepat.
Untuk meningkatkan kepuasan kerja pegawai sebagai suatu kebutuhan pegawai yang harus diperhatikan melalui penempatan seseorang pada jabatan yang tepat dalam upaya melakukan merealisasi tujuan karier pegawai, perlu dilakukan penempatan. Untuk meningkatkan kompetensi organisasi dalam bentuk adanya persediaan pegawai yang memadai, perlu dilakukan rotasi kerja untuk memberikan pengalaman baru dan pengetahuan baru bagi pegawai. Peningkatan persaingan bisnis dan perubahan teknologi seringkali membuat perusahaan harus mengurangi tenaga kerja untuk meningkatkan efisiensi yang juga memerlukan implikasi pada penempatan
Semua proses tersebut umumnya dilakukan melalui kegiatan promosi/peningkatan jabatan, transfer/pengalihan jabatan, demosi/penurunan jabatan dan pemutusan hubungan kerja sementara maupun permanen. Pelaksanaan kegiatan ini sudah merupakan suatu keharusan untuk dilakukan dengan baik dalam upaya peningkatan dukungan sumber daya manusia terhadap organisasi.
Aspek lain yang masih terkait dengan usaha penempatan yang efektif adalah untuk meningkatkan kontribusi mereka yang lebih efektif terhadap organisasi. Untuk pegawai baru yang direkrut dan diseleksi, suatu organisasi tampaknya harus melakukan program orientasi sebagai upaya mensosialisaikan kepada pegawai tersebut. Pegawai lama yang dipromosikan dan ditransfer pun masih memerlukan orientasi sebelum mereka menduduki jabatan tertentu.
Hal ini perlu dilakukan karena kebanyakan kali pertama karyawan mendapat pekerjaan baru, kebanyakan dalam pikirannya muncul berbagai pertanyaan ; apakah saya mampu melaksanakan pekerjaan ini ? apakah saya akan betah bekerja di tempat ini ? Apakah saya mampu melaksanakan pekerjaan yang seperti diinginkan atasan saya ? Hal yang wajar ini sering kali mendatangkan rasa cemas karyawan baru tersebut yang kadang menimbulkan rasa rendah diri dan keengganan untuk belajar. Para psikolog mengatakan bahwa kesan pertama akan menjadi kuat dan abadi. Kerenanya, untuk membantu karyawan baru agar menjadi puas atau setidaknya mengurangi rasa cemas dan produktif, manajer dan pengembang SDM seharusnya membantu menciptakan kesan pertama tersebut menjadi lebih indah dan menyenangkan.
Selain itu, setelah pegawai baru diterima (sebelum ditugaskan) mereka perlu diorientasikan tidak hanya dengan tugas-tugas yang akan mereka lakukan saja, namun juga dengan rekan sekerja serta budaya organisasi dalam setiap aspeknya.

II. PENEMPATAN
a. Pengertian Penempatan
Karyawan baru yang telah selesai menjalankan program seleksi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Salah satu fungsi MSDM untuk mengurusi hal ini adalah Placement atau penempatan karyawan yang berarti mengalokasikan karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi lain . Penempatan juga merupakan penugasan/ pengisian jabatan atau penugasan kembali pada tugas/jabatan baru atau jabatan yang berbeda.

b. Syarat-syarat penempatan
Efektifitas fungsi penempatan akan sangat ditentukan oleh beberapa syarat penting, dan bahkan tergantung pada informasi-informasi yang diperoleh dari syarat-syarat tersebut. Informasi-informasi yang diperoleh melalui syarat-syarat tersebut dijadikan masukan bagi seorang manajer dalam mengambil keputusan penerimaan dan penempatan seorang pekerja, syarat-syarat yang dimaksud adalah :
1. Informasi analisis jabatan, yang memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar-standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan
2. Rencana-rencana sumber daya manusia, yang memberikan informasi kepada manajer tentang tersedia/tidaknya lowongan pekerjaan dalam organisasi
3. Keberhasilan fungsi rekrutmen, yang akan menjamin manajer bahwa tersedia sekelompok orang yang akan dipilih

c. Jenis Penempatan
Dalam alur ini ada tiga jenis penting dalam penempatan, yaitu : Promosi, transfer dan demosi. Setiap keputusan harus diikuti dengan orientasi dan tindak lanjut, apapun yang menyebabkankannya, seperti perampingan, merger, atau akuisasi dan perubahan internal lainnya. Berikut penjelasan mengenai tiga jenis penting penempatan :
1. Promosi
Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan yang lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggungjawab dan atau level umumnya diberikan suatu penghargaan, hadiah (reward system) atas usaha atau prestasinya dimasa lampau, maka akan muncul dua permasalahan :
Pertama, yaitu ketika pembuat keputusan dapat membedakan antara karyawan yang kuat dan yang lemah secara obyektif. Kalau sistem merit (merit based promotion) digunakan, keputusan seharusnya mencerminkan kinerja secara individu karyawan, tidak didasarkan pemilihan yang menyimpang. Hal ini terjadi kalau karyawan terbaik adalah anggota dari grup tertentu yang dilindungi dan pembuat keputusan adalah seorang prejudice. Pembuat keputusan tidak seharusnya mengikuti prasangka / perasaan pribadinya untuk memengaruhi kegiatan promosi .kalau kegiatan promosi didasarkan pada kepentingan pribadi , SDM perusahaan akan didominasi oleh orang-orang yang tidak berkompeten, dan pada akhirnya kinerja perusahaan akan menurun
Bila promosi berdasarkan prestasi kerja, masalah lain yang akan muncul adalah bagaimana membedakan antara pegawai yang berprestasi dengan yang tidak. Seringkali perbedaan satu dengan yang lain sangat kecil, sehingga dapat diabaikan. Selain itu seringnya penilaian yang kurang obyektif. Penilaian harus dilakukan secara obyektif dan berkaitan dengan pekerjaan, bukan didasarkan hasil seleksi.
Kedua, adalah Peter Principle atau prinsip Peter, yang menyatakan bahwa secara hirarki manusia cenderung untuk terus meningkatkan tingkat kompetensinya. Meski tidak selalu benar prisip tersebut menyatakan bahwa baiknya kinerja seseorang pada bidang tertentu belum tentu baikjuga pada bidang lain
Ada juga model promosi sistem senioritas. Dalam beberapa hal, pada umumnya pekerja senior akan dipromosikan terlebih dulu. Maksud senior disini adalah pekerja yang mempunyai masa kerja paling lama di perusahaan tersebut. Kelebihan pendekatan ini adalah sistem obyektif. Karyawan yang akan dipromosikan ditentukan berdasarkan catatan senioritas yang ada pada perusahaan. Alasan rasional dari pendekatan ini adalah untuk menhilangkan/mengurangi promosi yang menyimpang (promosi istimewa) dan memerlukan pengelolaan untuk mrngembangkan senioritas pekerja karena mereka akan dipromosikan sebagaimana mestinya
2. Transfer
Transfer terjadi kalau ada seorang karyawan dipindahkan dari suatu bidang tugas ke bidang tugas lainnya dengan tingkatannya hampir sama baik tingkat gaji. Pemindahan pada umumya dimaksudkan menempatkan pada tempat yang setepatnya, dengan maksud agar karyawan /anggota yang bersangkutan memperoleh suasana baru dan/atau kepuasan kerja setinggi mungkin dan dapat menunjukkan prestasi yang lebih tinggi. Perpindahan karena hal semacam itu bisa terjadi karena keinginan pegawai sendiri (Personel Transfers) atau karena kehendak organisasi/perusahaan (Production Transfers). Production Transfers dapat terjadi karena :
- Kebutuhan untuk menyesuaikan sementara (pengganti sementara)
- Mengatasi keadaan darurat karena fluktuasi volume pekerjaan
- Untuk pleog pekerjaan dan sebagainya
- Kebutuhan latihan (rotasi jabatan)
- Untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan di PHK karena kekurangcakapan dalam jabatan yang sama
 Menghindari rasa kebosanan pegawai/karyawan yang bersangkutan baik karena macam pekerjaannya maupun karena lingkungan kerjanya
3. Demosi
Sebagai lawan dari promosi, adalah penurunan atau demotion, yakni pemindahan seseorang ke jabatan yang lebih rendah dalam suatu organisasi. Sebenarnya penurunan jabatan ini jarang terjadi, mengingat dampak negatifnya terhadap moral karyawan/anggota suatu organisasi. Penurunan lebih mungkin terjadi bila pasar tenaga kerja lebih besar dari pada permintaan tenaga kerja. Atau dapat pula terjadi suatu penurunan tersebut apabila organisasi atau suatu perusahaan mengalami krisis dan sebagainya. Mengingat kemungkinan dapat timbul promosi tetapi mungkin juga terjadi penurunan maka perlu sekali adanya "Pedoman Pelaksanaan Promosi" tersebut, karenanya dibuatkah :
 Hubungan vertikal dan horizontal dari masing-masing jabatan
 Penilaian kecakapan anggota organisasi
 Ramalan-ramalan lowongan dan data-data karyawan/anggota organisasi dan sebagainya.

III. ORIENTASI
a. Pengertian Orientasi menurut beberapa ahli
1. Marihot Tua Efendi Hariandja mendefinisikan orientasi dengan suatu program untuk memperkenalkan pegawai baru pada peran-peran mereka, organisasi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, nilai-nilai, keyakinann-keyakinan dan pada rekan kerja mereka. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh departemen sumber daya manusia dan atasan langsung dari pegawai tersebut untuk mensosialisasikan nilai-nilai organsiasi pada pegawai baru.
2. Gary Dessler menyebut orientasi dengan memberikan informasi mengenai latar belakang kepada karyawan baru yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan, seperti informasi perusahaan. Program ini bisa dimulai dari perkenalan singkat secara informal atau dengan kursus formal yang panjang.
3. Menurut Susilo Martoyo, Orientasi adalah memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain.
Program orientasi ini sering disebut induksi. Karena masalah karyawan/pegawai baru bukanlah masalah yang ringan, dalam diri karyawan baru tersebut mempunyai pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dengan jelas dan tepat. Masa pemberian jawaban itulah yang dinamakan orientasi atau induksi.



b. Alasan Pelaksanaan Pengenalan
Beberapa tantangan yang dihadapi pegawai baru (fresh graduate) yang pertama adalah dihadapkan pada kenyataan yang tidak realistis dengan jenis pekerjaan yang akan dilakukan, jumlah feedback yang akan diterima, ganjaran yang akan diterima, kemampuan mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di sekolah pada pekerjaan dan keseimbangan antara tujuan pribadi dengan tujuan organisasi. Kedua, mempelajari banyak mengenai tujuan karier mereka, yaitu jabatan tertinggi yang pernah diraih, serta sudah sesuaikah antara pekerjaan mereka dengan ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan yang mereka miliki.
Bilamana perusahaan membantu mereka untuk memenuhi aspek-aspek yang mereka inginkan , kepuasan dan etos kerja juga akan meningkat, yang akhirnya akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Program orientasi merupakan suatu cara yang penting untuk membantu pegawai baru memenuhi tujuan-tujuan pribadi dan organisasi. Selain itu menurut Michael Harris "interaksi" pertama dengan organisasi mempunyai efek yang lama pada pegawai, karenanya pertemuan pertama akan harus dilakukan dengan baik, memberi kesempatan belajar tentang keseluruhan bidang , kegiatan perusahaan , bimbingan kepada pegawai baru yang akan meningkatkan kepuasan dan produktifitas kerja mereka.

c. Aspek yang diperkenalkan
Isi program biasanya menyangkut hal-hal umum yang terkait dengan pekerjaan dan hak-hal khusus. Pelaksanaan isi program yang terkait dengan hal-hal umum biasanya dilakukan oleh departemen sumber daya manusia, dan hal-hal khusus dilakukan oleh supervisor dengan cara pertama-tama diberikan aspek umum dilanjutkan dengan aspek khusus. Hal-hal yang termasuk aspek umum adalah :


ASPEK ORGANSIASI MANFAAT YANG DIDAPAT PEGAWAI PERKENALAN TUGAS-TUGAS
a. Sejarah pendiri perusahaan
b. Organisasi perusahaan
c. Nama-nama pejabat kunci
d. Nama-nama pekerjaan dan fisik
e. Layout peralatan fisik
f. Masa percobaan
g. Produk atau jasa yang ditawarkan
h. Gambaran proses produksi
i. Aturan-aturan dan kebijaksanaan perusahaan
j. Perturan-peraturan mengenai disiplin
k. Buku pegangan pegawai
l. Pelaksanaan keselamatan kerja a. Skala gaji
b. Cuti
c. Masa istirahat
d. Latihan dan pengembangan yang didapat
e. Bimbingan kerja
f. Asuransi
g. Program pensiun
h. Bantuan yang dapat dinerikan perusahaan
i. Program-program rehabilitasi
a. Perkenalan dengan supervisor
b. Perkenalan dengan pelatih
c. Perkenalan dengan rekan kerja
d. Perkenalan dengan pembina
a. Lokasi Pekerjaan
b. Tugas-tugas
c. Persyaratan keamanan kerja
d. Gambaran pekerjaan
e. Sasaran pekerjaan
f. Hubungan dengann pekerjaan lain


Adapun aspek khusus berkaitan langsung dengan pekerjaan dalam dimensi yang lebih rinci diantaranya :
1. Kondisi kerja
2. Upah dan jaminan sosial
3. Program kesehatan dan keselamatan
4. Program pelayanan
5. Deskripsi jabatan/pekerjaannya
6. Tempat peralatan pekerjaannya
7. Teman/bawahan dalam pekerjaannya
8. Dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan penyesuaian diri.

d. Tujuan Pengenalan
Orientasi (pengenalan) mempunyai beberapa tujuan, diantaranya :
 Menanamkan rasa bangga terhadap perusahaan yang berkualitas
 Menciptakan kesadaran akan lingkup bisnis perusahaan dan pengaruhnya terhadap perusahaan lain
 Memberikan penekanan bahwa keuntungan bersaing didasarkan pada customer focus dan service
 Mengurangi kekhawatiran berkaitan dengan pekerjaan baru
 Membantu melaksanakan pengembangan kontribusi dari anggota tim
 Menjelaskan standar mutu yang menjadi ukuran kinerja
 Membangun tanggungjawab bagi pertumbuhan dan perkembangan pribadi yang dibagi antar karyawan dengan manajemen

e. Program Pengenalan
Seorang manajer sering menugaskan para karyawan baru untuk pergi ke tempat kerja (kelas), para karyawan lama akan memberitahukan kepada karyawan baru tersebut apa yang mereka lakukan. Setelah menjalani program pengenalan dan mereka diperkenalkan kepada rekan kerjanya, para karyawan baru itu duduk didampingi oleh karyawan yang lebih senior lainnya, sambil mempelajari bagaimana memberikan pengalaman dan sedidkit pengalaman kepada karyawan baru untuk diikutinya. Hal ini sering dinamakan hazing, dimana seorang manajer atau karyawan lain dari departemen SDM tidak mungkin untuk menghentikannya.
Program pengenalan ini mempunyai dampak yang menarik yaitu para pegawai baru tersebut bisa lebih cepat dalam mempelajari pekerjaannya, sehingga lebih banyak pekerja yang mahir menguasai pekerjaannya pada tingkat produktifitas yang ditetapkan

f. Peluang dan Masalah
Bagian terlemah dan hampir seluruh program orientasi adalah pada level penyelia. Walau bagian SDM telah menyusun program yang efektif dan dilakukan olek para pakar terlatih, tetap saja para penyelia yang merasa tidak tampak penting yang dapat dijelaskan kepada pendatang baru. Untuk mengatasi hal ini, bagian SDM dapat menyusun daftar tentang hal-hal yang harus dijelaskan kepada karyawan baru dengan berfokus pada kelemahan dan tugas-tugas pekerjaan

g. Guna Pengenalan
Walaupun belum banyak penelitian terhadap program pengenalan, manfaat yang terdapat dalam program ini masih banyak. Kebanyakan karyawan berkurang kecemasannya, kerana ada nuansa "well informed" bagi pekerja baru dengan berkurangnya kecemasan, pekerjaan mereka akan menjadi lebih baik. Mereka mampu mengatasi masalah yang timbul karena kritikan penyelia atau pengaburan masalah oleh rekan sekerja . kareka karyawan mendapat masa orientasi dengan baik dan mempunyai harapan kerja yang lebih realistik. Selain itu, penyelia, atasan langsung, rekan sekerja akan lebih yakin bahwa tenaga baru tersebut akan dapat bekerja dengan baik dan benar

h. Follow-up Pengenalan
Program pengenalan yang dilaksanakan dengan berhasil dapat diteruskan dengan tindak lanjut yang diperlukan karyawan. Hal ini perlu karena kebanyakan mereka tidak mengingat apa yang telah didapatkan pada saat orientasi. Ini dapat diminimalisasi dengan pengecekan oleh departemen SDM melalui rapat tidak resmi dengan daftar checklist sederhana atau dengan meminta karyawan mengkritik kelemahan program orientasi. Ini efektif untuk mendapatkan informasi balik yang nantinya dipergunakan untuk perbaikan. Pertemuan langsung juga efektif digunakan sebagai tindak lanjut program pengenalan ini. Para supervisor meyakini bahwa mereka sering melakukan tindak lanjut, akan tetapi banyak karyawan baru yang dapat menerima langkah supervisor sebagai suatu tindakan yang benar.

i. Implikasi Internasional
Pengenalan akan menajdi lebih kompleks apabila pegawai/karyawan ditugaskan ke luar negeri. Yang menjadikan pengenalan luar negeri berbeda adalah adat istiadat, budaya, bahasa, dan perbedaan hukum bisnis harus dimasukkan kedalam program pengenalan bagi perpindahan antara negara. Orientasi internasional juga harus mencakup tindak lanjut tambahan. Sebelum karyawan tersebut sampai di negara tujuan, bantuan mungkin dibutuhkan , seperti mengetahui kebiasaan lokal, rumah tinggal, tempat belanja dan sekolah.Departemen SDM mungkin dipanggil untuk mencarikan pekerjaan bagi pasangan si karyawan (bila karyawaan bersama istri atau suami). Jika tidak, mungkin saja atas permintaan keluarga agar kembali ke negara asal. Semua itu berlaku bagi karyawan yang akan ditugaskan ataupun akan kembali ke negara asal. Tidak lanjut yang baik dan supervisor dapat menjadi amat penting bagi keberhasilan penempatan internasional.

Keberhasilan pelaksanaan program orientasi atau induksi ini memang tergantung kepada kedua pihak, baik karyawan baru yang bersangkutan di satu pihak maupun sopervisor/penyelia/atasan di pihak lain. Apabila karyawan lama sudah bisa menerima karyawan baru tersebut dan karyawan baru tersebut merasa "setted" atau "krasan" dalam perusahaan yang bersangkutan, ini suatu pertanda berhasilnya pelaksannan program orientasi/induksi tersebut. Tetapi memang dapat pula terjadi, bahwa apabila pada tahap seleksi terdapat suatu kesalahan, maka pada tahap pelaksanaan program orientasi tersebut akan kurang berhasil dan banyak mengalami kesulitan. Dengan demikian mungkin akan terjadi konflik antara karyawan baru dengan karyawan lama.

IV. PENUTUP
Melalui pengenalan dan penempatan yang baik, suatu organisasi akan mampu bertahan hidup bahkan akan terus berkembang. Hal ini disebabkan karena manusia adalah sumber daya yang paling penting dalam suatu organisasi. Sumber daya manusia adalah satu-satunya sumber daya yang memiliki akal, perasaan, keinginanan, kemampuan, ketrampilan, pengetahuan, dorongan, daya dan karya. Disamping itu, sumber daya manusia juga memiliki ratio, rasa dan karsa. Tantangan-tantangan perusahaan yang berat akan terjawab dengan sumber daya manusia pilihan.

DAFTAR PUSTAKA

Cardoso Gomes, Faustino, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta ANDI, , 2003
Dessler, Gary, Manajemen Sumber Daya Manusia, terj. Ely Tanya Jakarta PT. Indeks, Ed. 9, 2004
Martoyo, Susilo, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, BPFE, Edisi Keempat Cetakan Pertama, 2000
Kydd, Lesley, et. all, Professional Development for Education Management, terj. Ursula Gyani B., Jakarta PT. Grasindo, 2004
Rivai, Veithzal, Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan, dari Teori ke Praktik, Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada, 2005
Tua Efendi Hariandja, Marihot, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, PT. Grasindo, Cet. III, 2005

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar